六木三丁目町会





(1)回覧文書の種類と要件

   回覧文書の種類と要件は概ね下記のとおりですが、何れも記載事項として日程が関係する場
  合には、『遅くともその1ヶ月前』に発行できるように準備してください。

   a.通知が目的のもの
     通知したい事項を簡潔・明瞭に記述してください。

   b.回答を求めるもの
     会員が記載事項に基づいて的確に判断できるよう、必要性や理由等の『回答に十分な判
    断材料』を簡潔・明瞭に記述してください。

   c.参加費等、代金が関係するもの
     上記のbに加えて、金額や代金の納入方法、参加取り消し時の扱い(取り消し期限や返
    金の有無)を明示してください。

(2)原稿の作成要領

   a.用紙の大きさと記述方向
     一般的に配付物にはA4やB4、B5等のものが使用されますが、回覧のバインダーの
    大きさから可能な限り『A4の大きさの用紙を縦長』に使用してください。
     記述方向は『横書き』を原則と致します。

   b.体 裁〔通知が目的のもの〕
     紙面全体を、通知事項の記述に使用してください。
     
   c.体 裁〔回答を求めるもの〕
     紙面の上部は通知事項のために、また、下部は回答欄のために使用してください。

   d.体 裁〔参加費等、代金が関係するもの〕
     紙面の上部は通知事項のために、中央部は領収書欄のために、また、下部は申し込み欄の
    ために使用してください。
     『領収書欄』と『申し込み欄』の境には『切り取り線』を設定して、切り離す位置を明示
    してください。

   e.記載事項
     紙面には、下記のものを記載してください。
     ・宛 名
      左上に『会員各位』と記してください。
     ・発行日
      右上に和暦を使用して記してください(配付時期を見込んだ余裕を考慮のこと)。
     ・発行者名
      発行日の下に発行者名を記してください。
      通常は町会長名のみですが、特定の事業部門が関係する場合には該当する部長名を併記
      してください。
     ・主 題
      宛名より1行下の中央部に、回覧物としての題名を簡潔に記述してください。
     ・本文〔通知が目的のもの〕
      回覧物発行の必要性を考慮して、通知事項を『誤解を招かない、分かり易い文章等』で
      表現してください(読み手に対する配慮を忘れぬこと)。
     ・本文〔回答を求めるもの〕
      上記(本文〔通知が目的のもの〕)に加えて、回答のし易さを考慮して回答欄を設定し
      てください。
      また、行事等への参加を求めるものを除いて可能な限り無記名としてください。
     ・本文〔参加費等、代金が関係するもの〕
      上記(本文〔通知が目的のもの〕)に加えて、申込書や領収書としての常識的な項目を
      設定してください。
       領収書………『領収書』の文字および宛名、受領者名、受領日、受領金額、受領した
             旨の文や受領印等
       申込書………『申込書』の文字および宛名、申込者名、申込日、申込金額や申し込む
             旨の文や申込印等
     ・回覧参照済みチェック欄
      回覧文書の参照に起因して、参照した日付とその方の苗字が記入できる欄を設定してく
      ださい(設定数は25名分程度)。


       【様式概略】行事参加者公募文書(会費あり)

      

   f.文字の大きさ
     12ポイント以上の大きさとしてください。

   g.書 体
     不問と致しますが、より印象付けるため2〜3の書体を使い分ける工夫をしてください。
     
   h.文 体
     口語体の『ですます調』と致します。
     なお、序文に続く本文では簡潔な表記にするため『である調』の使用も可と致します。

   i.その他の注意点
     過去に作成された物のコピー等、不鮮明なものを原稿とすることはおやめください。
     ・私物ですが『ミシン線カッター』を所有していますので、ご入用の節は総務部まで
      ご一報ください。

(3)原稿作成の代行
   回覧物の原稿を自前で用意できない場合、下記の条件の全てに該当するものであれば総務部で
  原稿の作成を代行致します(所要部数分のコピーは依頼元で行うこと)。
   ・概略を説明して戴けること(メモ程度でもあればなお良し) 
   ・仕上がりが1ページ程度のもの
   ・表や文章から成るもの
   ・納期まで1週間以上の余裕があるもの

(4)文書の回覧依頼

   a.所要部数
     回覧用文書の所要部数は、現時点では『25部』です(3、4、8組は2部配付)。
     また、その必要に応じて、町会長や副会長、関係部長他への配付もご検討ください。

   b.依頼先
     所要部数の文書を用意のうえ、総務部長宛てに回覧を依頼してください。
     なお、天候やその他の事情により即応できない場合がありますのでご了承ください。
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